專案統籌 · MOFU
一場 Demo Day 有七組人馬在動：誰讓他們在同一個節奏上？
活動公司、直播團隊、攝影、設計、場地方、主辦單位、新創團隊 — 2025 TAcc+ Demo Day 的統籌實錄。拆解負責人親自統籌的工作方法：需求對焦、廠商整合、規格翻譯、現場調度，讓多方合作穩定落地。
一場 Demo Day，現場至少有七組人馬同時在動：活動公司、直播團隊、攝影、視覺設計、場地方、主辦單位窗口，還有十幾組輪番上台的新創團隊。
每一組都很專業。但專業的人各做各的，就是事故的開始。
直播訊號沒接到簡報電腦、攝影師站位擋到直播機位、背板尺寸跟設計稿差 10 公分、彩排時間七組人排不攏 — 這些不是哪一方失職，是沒有人負責讓所有人在同一個節奏上。
2025 TAcc+ Demo Day（Propel Batch 8），我的角色就是那個節奏。
統籌不是「多請一個人」，是少掉一層混亂
主辦方的常見做法：自己當窗口，分別對接活動公司、直播、攝影、設計。
結果是主辦方變成傳聲筒 — 直播團隊問「簡報訊號用 HDMI 還是擷取卡」，主辦方不懂，回頭問活動公司，活動公司說要問場地方。一個技術問題繞四手，答案還可能是錯的。
7+
現場同時運作的單位
1
統籌窗口
0
主辦方需要當的傳聲筒
我做的事，是把這些對話全部收進一個窗口。主辦方只說需求，技術整合我來。
統籌者實際在做的六件事
- 01
需求對焦
活動還在規劃階段就進場。這場 Demo Day 要產出什麼？投資人看的 highlight？媒體要的新聞素材？先把「成功長什麼樣」定義清楚，再回推所有配置。
- 02
廠商整合
活動公司、直播團隊、設計 — 各方的報價、規格、時程收攏成一張總表。誰跟誰有依賴關係、誰的 deadline 卡誰，事前理清楚。
- 03
規格翻譯
主辦方說「我要畫面好看」，直播團隊需要的是「1080p60、簡報走擷取卡、雙機位切換」。統籌者的核心能力是雙向翻譯：把需求翻成規格，把技術限制翻回人話。
- 04
軟硬體整合
投影、音響、燈光、直播訊號的整合確認。簡報畫面要進直播流，訊號鏈在彩排前就要通 — 當天才發現接不上，就是開天窗。
- 05
輸出物統整
得獎證書、舞台背板、社群模板 — 視覺物料統一規格與識別，不讓三個廠商做出三種風格。
- 06
現場調度
活動當天，攝影動線、直播機位、貴賓動向、流程變動 — 有人臨場拍板，七組人才不會各自為政。
統籌的核心：把活動拆成流程，把流程拆到有人負責
一場活動在我眼裡不是「一個大日子」，是幾百個可以拆開的流程節點：訊號什麼時候測、背板什麼時候進場、彩排誰先走、貴賓動線誰帶。
做了十年高壓現場（總統大選、國際賽會、上市發表會），累積下來的不只是經驗，是對流程的拆解能力 — 每個節點會出什麼事、前置條件是什麼、誰該負責，都拆得出來。
拆解完之後做兩件事：
- 事前 QA — 每個節點在事情發生前就驗證過：訊號鏈彩排前測通、背板尺寸進場前核對、流程表跑過沙盤推演。問題在它變成事故之前就被抓出來。
- 委派負責人員 — 每個節點寫上名字。出狀況時不用現場開會討論「這誰管的」，30 秒內知道找誰、怎麼處理。
統籌能力不是管理學，是流程拆解 + 事前驗證 + 責任到人。
合作穩定的本質：把意外消滅在事前
主辦方最怕的不是貴，是不可控 — 活動當天才發現直播沒聲音、照片隔週才交、廠商互相推責任。
統籌制的價值就一句話：所有能事先確認的事，沒有一件留到當天。
- 訊號鏈彩排前測通
- 必拍清單事前對齊
- 各廠商交付規格白紙黑字
- 流程表精確到分鐘，含 Plan B
當天唯一允許的意外，是流程提早結束。
適合誰
- 加速器 / 政府新創單位 — Demo Day、成果發表會、競賽決賽
- 企業 — 產品發表會、年度大會、頒獎典禮
- 協會 / 公會 — 年會、論壇、授證典禮
2025 雙北世壯運閉幕、創業綻放決賽、TVCA 創投年會，用的是同一套統籌邏輯 — 規模不同，方法相同。
延伸閱讀
有活動要統籌（含廠商整合、直播、影像紀錄），聯絡我們 — 48 小時內回覆。